Trong bối cảnh thị trường văn phòng ngày càng đa dạng, việc lựa chọn mô hình thuê phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả vận hành. Một trong những giải pháp linh hoạt và ngày càng phổ biến hiện nay chính là văn phòng chung. Vậy văn phòng chung là gì, khác biệt thế nào so với các mô hình truyền thống và coworking space? Hãy cùng King Office khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
I. Văn phòng chung là gì?
Văn phòng chung là hình thức chia sẻ không gian làm việc giữa nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp khác nhau trong cùng một khu vực, tòa nhà hoặc thậm chí một phòng làm việc. Đây là mô hình phù hợp với xu hướng tiết kiệm chi phí và tối ưu diện tích sử dụng, đặc biệt trong giai đoạn doanh nghiệp còn nhỏ hoặc chưa có nhu cầu thuê nguyên một văn phòng riêng biệt.
1. Giải thích mô hình cho thuê văn phòng chung
Khác với việc thuê một văn phòng trọn gói, trong mô hình này, người thuê chỉ chi trả cho phần diện tích mình sử dụng (một bàn làm việc, một phòng nhỏ hoặc một chỗ ngồi nhất định) trong khi vẫn được sử dụng chung các tiện ích như: lễ tân, phòng họp, internet, khu vực tiếp khách, nhà vệ sinh,…Mô hình này có thể do chủ tòa nhà tổ chức hoặc do một doanh nghiệp thuê văn phòng lớn rồi cho người khác thuê lại một phần.
2. Điểm khác biệt với coworking space và văn phòng truyền thống
- So với coworking space: Văn phòng chung hướng đến tính riêng tư và ổn định hơn. Coworking thường thiên về cộng đồng, sáng tạo và dành cho freelancer hoặc startup. Trong khi đó, văn phòng chung có thể có không gian riêng biệt hơn và phù hợp với các doanh nghiệp cần địa chỉ pháp lý hoặc tính chuyên nghiệp cao hơn.
- So với văn phòng truyền thống: Văn phòng truyền thống yêu cầu hợp đồng dài hạn, chi phí đầu tư lớn ban đầu (nội thất, cọc, vận hành). Văn phòng chung thì linh hoạt thời gian, chi phí thấp và có thể sử dụng ngay.
II. Các hình thức thuê văn phòng chung
Tùy theo nhu cầu và khả năng tài chính, khách hàng có thể lựa chọn nhiều kiểu thuê văn phòng chung khác nhau. Dưới đây là những hình thức phổ biến:
1. Văn phòng thuê chung theo phòng
Đây là mô hình phổ biến nhất hiện nay. Một công ty lớn thuê trọn gói diện tích, sau đó cho các cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp nhỏ thuê lại từng phòng. Các bên sẽ dùng chung tiện ích nhưng có không gian riêng biệt. Ví dụ: Một mặt bằng 200m² chia làm 4 – 5 phòng, mỗi phòng cho một nhóm thuê, cùng dùng sảnh chờ, phòng họp và lễ tân.
2. Chia sẻ không gian: thuê chung bàn, phòng họp
Hình thức này thường áp dụng trong coworking hoặc mô hình không gian mở. Các cá nhân hoặc startup có thể thuê theo bàn làm việc linh hoạt theo ngày, tuần hoặc tháng. Phòng họp, máy in, wifi cũng được chia sẻ theo giờ. Ưu điểm là cực kỳ tiết kiệm chi phí, không bị ràng buộc hợp đồng dài hạn. Nhược điểm là không phù hợp nếu cần sự riêng tư hoặc tổ chức đội nhóm đông người.
3. Mô hình thuê kết hợp (vừa chung vừa riêng)
Một số đơn vị cung cấp giải pháp thuê vừa có khu vực làm việc riêng (phòng nhỏ từ 6 – 10m²) vừa được dùng chung các khu vực chức năng. Mô hình này cân bằng giữa tiết kiệm chi phí và giữ tính chuyên nghiệp.Đây là lựa chọn lý tưởng cho các công ty từ 2 – 5 nhân sự, hoặc startup đã ổn định, cần chỗ làm việc lâu dài.
III. Đối tượng phù hợp với mô hình văn phòng chung
Không phải ai cũng nên thuê văn phòng chung. Tuy nhiên, với các nhóm khách hàng sau, mô hình này được xem là “vừa túi tiền” và rất thực tế.
1. Freelancer, startup, doanh nghiệp ít nhân sự
Đây là nhóm khách hàng sử dụng văn phòng chung phổ biến nhất. Các đơn vị này thường hoạt động linh hoạt, không yêu cầu không gian lớn và cần tiết kiệm chi phí để tái đầu tư vào sản phẩm/dịch vụ.
Ngoài ra, thuê văn phòng chung còn giúp startup nhanh chóng có địa chỉ giao dịch, dễ dàng tiếp khách, tạo sự chuyên nghiệp ban đầu.
2. Cá nhân cần địa chỉ đăng ký kinh doanh
Nhiều người làm việc tự do, kinh doanh online hoặc mới mở công ty cần địa chỉ văn phòng để đăng ký giấy phép. Văn phòng chung là lựa chọn tối ưu, vừa hợp pháp, vừa tiết kiệm hơn so với thuê văn phòng riêng.
Một số nơi còn hỗ trợ dịch vụ văn phòng ảo đi kèm giúp cá nhân tiết kiệm thêm thời gian và chi phí vận hành.
3. Những người cần tìm người thuê chung văn phòng
Một số doanh nghiệp đang có văn phòng rộng nhưng không khai thác hết công suất cũng có nhu cầu tìm người thuê chung văn phòng để chia sẻ chi phí. Đây là mô hình win-win, giúp tối ưu hiệu quả sử dụng và tạo thêm thu nhập cho bên sở hữu.
IV. Lợi ích và những hạn chế khi thuê văn phòng chung
Văn phòng chung không chỉ mang lại lợi ích lớn về chi phí mà còn giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt. Tuy nhiên, vẫn tồn tại những điều bạn cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định.
1. Ưu điểm: tiết kiệm chi phí, linh hoạt thời gian
- Chi phí thấp: Không phải đầu tư bàn ghế, máy lạnh, điện nước,… vì đã bao gồm trong giá thuê.
- Thời gian thuê linh hoạt: Có thể thuê theo ngày, tuần, tháng mà không cần hợp đồng dài hạn.
- Hình ảnh chuyên nghiệp: Có lễ tân, phòng họp, biển tên giúp tăng độ tin cậy trong mắt đối tác.
2. Nhược điểm: cần đảm bảo quyền riêng tư và hợp đồng rõ ràng
- Thiếu sự riêng tư: Dễ bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn hoặc không gian chung nếu không được cách âm kỹ.
- Khó kiểm soát tài sản chung: Máy in, phòng họp có thể bị lạm dụng hoặc không sẵn sàng khi cần.
- Cần hợp đồng minh bạch: Phải làm rõ quy định chia sẻ không gian, quyền và nghĩa vụ giữa các bên để tránh tranh chấp.
V. Có nên thuê chung văn phòng không?
Quyết định thuê văn phòng chung hay không còn tùy vào ngành nghề, giai đoạn phát triển và mục tiêu vận hành của doanh nghiệp.
1. Phân tích lợi ích theo từng mô hình kinh doanh
- Startup công nghệ: Phù hợp vì mô hình cần sự linh hoạt, không gian nhỏ và tiết kiệm chi phí.
- Doanh nghiệp tư vấn, luật, tài chính: Có thể cân nhắc văn phòng chung dạng riêng phòng để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
- Ngành sáng tạo: Thường hợp với mô hình chia sẻ không gian hoặc coworking để tăng cảm hứng.
2. Khi nào nên chọn thuê chung văn phòng thay vì thuê riêng?
- Khi ngân sách hạn chế, chưa thể đầu tư văn phòng riêng.
- Khi đang thử nghiệm thị trường hoặc mở chi nhánh tạm thời.
- Khi cần địa chỉ đăng ký kinh doanh hoặc tiếp khách nhanh chóng.
- Khi doanh nghiệp có ít hơn 5 nhân sự và không cần không gian lớn.
Nếu doanh nghiệp bạn rơi vào các trường hợp trên, thuê văn phòng chung không chỉ là giải pháp tình thế mà còn là lựa chọn chiến lược để khởi đầu tiết kiệm và hiệu quả.
VI. King Office – Đơn vị cho thuê chung văn phòng uy tín
Nếu bạn đang tìm văn phòng cho thuê tại TP.HCM, đặc biệt là mô hình văn phòng chung, King Office tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp linh hoạt, minh bạch và hỗ trợ tận tâm cho mọi doanh nghiệp.
1. Cung cấp dịch vụ văn phòng chung tại hơn 10 quận
King Office sở hữu mạng lưới hơn 2000 tòa nhà văn phòng tại TP.HCM, trải rộng khắp các quận trung tâm như: Quận 1, 3, 5, Bình Thạnh, Phú Nhuận, Tân Bình,… Bạn có thể dễ dàng lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp với diện tích nhỏ từ 5 – 30m², thuê theo chỗ ngồi hoặc thuê theo phòng riêng.
2. Hỗ trợ pháp lý, tư vấn thiết kế và tìm người thuê chung
Chúng tôi không chỉ cho thuê mà còn tư vấn phong thủy, thiết kế không gian, hỗ trợ đăng ký địa chỉ kinh doanh, và đặc biệt giúp khách hàng tìm người thuê văn phòng chung nếu có diện tích dư.
King Office đóng vai trò trung gian tin cậy, đảm bảo các bên hiểu rõ quyền và trách nhiệm khi chia sẻ không gian, từ đó tránh các rắc rối pháp lý.
3. Dịch vụ hậu mãi chuyên nghiệp, hỗ trợ trọn vòng đời thuê
- Có đội ngũ chăm sóc hỗ trợ trong suốt thời gian thuê.
- Cung cấp thêm dịch vụ vệ sinh, văn phòng phẩm, internet, IT theo yêu cầu.
- Hỗ trợ gia hạn, chuyển văn phòng hoặc nâng cấp khi cần thiết.
Mô hình văn phòng chung không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp kinh tế, linh hoạt, phù hợp với rất nhiều đối tượng trong thời đại kinh doanh hiện nay. Với sự đồng hành từ King Office – bạn sẽ dễ dàng tìm được không gian làm việc tối ưu nhất với chi phí hợp lý, tiện ích đầy đủ và dịch vụ tận tâm.
Nếu bạn đang tìm văn phòng thuê chung theo phòng, hay cần hỗ trợ tìm người thuê chung văn phòng, đừng ngần ngại liên hệ King Office qua:
- Hotline: 0902.3222.58
- Facebook: https://www.facebook.com/kingoffice.vn
- Website: https://thueofficehcm.com/
- Địa chỉ: 169B Thích Quảng Đức, Phường 4, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn từ những bước đầu tiên.